Privacyverklaring

Algemene privacyverklaring - Huidige versie opgemaakt op 18/09/2023 

Chiro Zammel hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en duidelijke informatie geven over: welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Zammel houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dat brengt mee dat wij:  

• De persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.  

• De verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.  

• Uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.  

• Passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.  

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies). 

• Op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren. 

Als Chiro Zammel zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: 

Chiro Zammel 

Ann Vaneynde - Schaeken 

St. Gerebernusstraat 4a 2440 Geel 

Mail: ann.ves@telenet.be 

Telefoon: 0495/ 81 86 93 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ? 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers. 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ? 

Uw persoonsgegevens worden door Chiro Zammel verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :  

• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)  

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Chiro Zammel of organisaties waarmee wij samenwerken. (uitvoering overeenkomst)  

• Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden  

• Verzorgen van opleidingen  

• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)  

• Ezine (e-mail)  

• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)  

• Voor archiefdoeleinden (gerechtvaardig belang) 

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :  

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam,  

• Privé contactgegevens : adres(sen), telefoonnummer, mailadres(sen)  

• Persoonlijke kenmerken : geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten  

• Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …) enkel indien belangrijk is ifv de werking van chiro zammel  

• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep  

• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen  

• Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/email contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. De gegevens worden bewaard en beheert door onze privacy verantwoordelijken. Derden hebben geen toegang tot deze informatie tenzij het noodzakelijk is voor de veilige en noodzakelijke werking van onze organisatie. 

Lid worden van Chiro Zammel betekent automatisch ook lid worden van Chirojeugd Vlaanderen. In het kader van ledenbeheer en verzekering geven wij identificatie- en contactgegevens door aan Chirojeugd-Vlaanderen vzw, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen, info@chiro.be. Meer info vindt u op chiro.be/privacyverklaring.  

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

• 16+: om het gratis ledentijdschrift op te sturen - Uitvoering overeenkomst 

• Om subsidies te kunnen verkrijgen van de overheid - Wettelijke verplichting 

• Voor archiefdoeleinden - Gerechtvaardigd belang 

• Om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van de leden tijdens de werking - Uitvoering overeenkomst 

• Als dienstverlening voor de lokale groepen, zodat zij hun ledenadministratie op een veilige en correctie manier kunnen opvolgen - Uitvoering overeenkomst 

• Om de leden te kunnen laten verzekeren - Uitvoering overeenkomst 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van : 

• Beeldmateriaal (voor public relations)

• Contactgegevens (voor direct marketing) 

• … 

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij Chiro Nationaal voor het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers. Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners/verwerkers waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Verstrekking aan derden - ontvangers 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen : 

• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie/koepel (de federatie/koepel zelf, de andere verenigingen die behoren tot dezelfde federatie/koepel, …)

• Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met Chiro Nationaal

• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren

• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Indien van toepassing zullen wij u hierover informeren. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

Bewaartermijn 

Chiro Zammel bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Chiro Zammel verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan tot het beëindiging van de samenwerking. 

Beveiliging van de gegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…) Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;  

• Voor de ledenadministratie stelt Chirojeugd Vlaanderen een online Groepsadministratieportaal ter beschikking. Toegang tot dat portaal wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen. 

• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.  Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.  

• Alle personen die namens Chiro Zammel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Iedereen houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingploeg  

• Onze medewerkers (leiding, koks) zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  

• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.  

• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. 

Uw rechten omtrent uw gegevens 

Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten wissen, dan kunt u contact opnemen met ons Chiro Zammel of met Chirojeugd Vlaanderen via de vermelde contactgegevens. Uw inzagerecht uitoefenen kan ook via chiro.be/aanvraag-inzagerecht. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd. U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails) Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Dit kan via de leiding en VB of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming : 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

commission@privacycommission.be 

gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen. 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring 

Chiro Zammel kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze facebook pagina en/of via mail. 

Vorige versie dd van 14/11/2018 dd van 7/11/2021 dd van 11/10/2022